25 процессов отдела
Поручения, приказы и письма — в одном контуре
Поручения живут в мессенджерах, ознакомление с приказами не считается, входящие теряются в почте, а статус к совещанию собирают вручную. В каталоге канцелярии: 5 заявок, 6 согласований, 8 дашбордов и реестров, 6 процессов специфики. Ниже — все 25 карточек.
Главная → Бизнес-процессы в каждом отделе → Руководство / секретариат / канцелярия
Заявка на поручение / решение руководства
Сотрудники направляют поручение секретариату или руководству: суть, срок и ожидаемый результат; статус виден инициатору без переписки в чатах.
Заявка на протокол / совещание у топ-менеджмента
Бизнес-процесс «Заявка на протокол» автоматизирует создание, согласование и фиксацию итогов встреч или решений. Он включает подачу заявки, утверждение и контроль поручений.
Ассистент руководителя (поручения, контроль)
Помощник руководителя принимает поручения руководителя, фиксирует их в едином списке и ставит их на контроль. Исполнители получают задачу со сроком, руководитель — сводку по статусам.
Канцелярия / полиграфия по согласованному бюджету
Сотрудники оформляют процесс «Канцелярия / полиграфия». В карточке фиксируются суть запроса, срок и вложения; статусы видны обеим сторонам.
Заявка на подготовку комплекта документов
Сотрудники оформляют процесс «Заявка на подготовку комплекта документов». В карточке фиксируются суть запроса, срок и вложения; статусы видны обеим сторонам.
Внутренние приказы
«Внутренние приказы» проводит внутренний приказ по маршруту визирования. Участники видят текст, замечания и итоговое решение.
Ознакомление с приказами
«Ознакомление с приказами» направляет документ сотрудникам на подтверждение прочтения. Кадры и руководители видят, кто ещё не ознакомился.
Согласование бюджета (финальное утверждение)
«Согласование бюджета (финальное утверждение)» проходит визирование у нужных ролей до следующего шага. Каждый согласующий видит актуальную версию и может принять, отклонить или вернуть с замечанием.
Согласование капитальных вложений
«Согласование капитальных вложений» проходит визирование у нужных ролей до следующего шага. Каждый согласующий видит актуальную версию и может принять, отклонить или вернуть с замечанием.
Согласование исходящей корреспонденции (виза ДОУ)
«Согласование исходящей корреспонденции (виза ДОУ)» проходит визирование у нужных ролей до следующего шага. Каждый согласующий видит актуальную версию и может принять, отклонить или вернуть с замечанием.
Нумерация корреспонденции
«Нумерация корреспонденции» присваивает номер по правилам компании перед регистрацией или отправкой. Номер сразу попадает в карточку и реестр.
Срез по задачам (к совещанию для руководителей)
«Срез по задачам (к совещанию для руководителей)» собирает ключевые статусы и показатели в одном экране. Руководитель и смежные службы видят отклонения без ручной сборки в Excel.
Дашборд исполнения поручений
«Дашборд исполнения поручений» собирает ключевые статусы и показатели в одном экране. Руководитель и смежные службы видят отклонения без ручной сборки в Excel.
Сводка KPI подразделений для руководства
«Сводка KPI подразделений для руководства» собирает ключевые статусы и показатели в одном экране. Руководитель и смежные службы видят отклонения без ручной сборки в Excel.
Планирование на стратегический год
Подразделения собирают цели и ориентиры на год в едином контуре. Руководство сводит общую картину и утверждает приоритеты.
Реестр входящей корреспонденции
«Реестр входящей корреспонденции» — актуальный список с фильтрами по статусу, сроку и ответственному. Отдел и коллеги находят нужную запись без поиска по почте.
Реестр исходящей корреспонденции
«Реестр исходящей корреспонденции» — актуальный список с фильтрами по статусу, сроку и ответственному. Отдел и коллеги находят нужную запись без поиска по почте.
Отслеживание получения ответов на корреспонденцию
«Отслеживание получения ответов на корреспонденцию» — экран контроля по зоне ответственности канцелярии. Статусы и отклонения видны руководителю отдела и смежным службам.
Дашборд просроченных ответов по письмам
«Дашборд просроченных ответов по письмам» собирает ключевые статусы и показатели в одном экране. Руководитель и смежные службы видят отклонения без ручной сборки в Excel.
Ведение протоколов совещаний и поручений
«Ведение протоколов совещаний и поручений» фиксирует решения, материалы или поручения руководства. Участники получают понятный список действий и сроки.
Контроль исполнения решений руководства
«Контроль исполнения решений руководства» — управленческая система фиксации, назначения, мониторинга и проверки поручений.
Подготовка материалов ко встречам/презентациям/стратегическим сессиям и т.д.
К стратегической сессии собирают презентации, цифры и вопросы участников. Материалы проходят проверку и лежат в одном месте.
Входящая корреспонденция: регистрация и реестр
«Входящая корреспонденция: регистрация и реестр» ведёт письмо от регистрации до исполнения или ответа. Номер, сроки, исполнитель и вложения хранятся в карточке.
Исходящая корреспонденция: регистрация и реестр
От создания проекта письма до отправки адресату: регистрация, уникальный индекс и единая база для контроля движения документов.
Контроль за возвратом оригиналов
Учёт оригиналов, которые должны вернуться с подписью или печатью. Напоминания уходят до истечения срока возврата.
— Бесплатные Сайты и CRM.