ВХОДЯЩАЯ
И ИСХОДЯЩАЯ
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Для специалистов, занимающихся
автоматизацией процессов компании

Работа с бумажной корреспонденцией один из базовых процессов для любой организации.

Ведение Журналов Входящей и Исходящей корреспонденции в Битрикс24 можно удобно встроить в другие процессы компании, например, привязать в карточку Компании в CRM и добавить в процесс согласования договоров.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов на основе этих журналов можно контролировать возврат оригиналов, отслеживать получение писем контрагентами, хранить содержание и сканы полученных писем.

В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ "ВХОДЯЩАЯ/ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ" ВКЛЮЧЕНО

1. Журналы входящей/исходящей  почты

Универсальные списки для регистрации отправленной и полученной корреспонденции с поддержкой статусов.

Если вы используете решение Согласование договоров, то журналы интегрируются в этот процесс.

2. трекинг отправленных и ожидаемых писем

В журналах хранится трек-номер отправленных и ожидаемых сообщений.

Если служба доставки поддерживает автоматический трекинг, то добавляется бизнес-процесс, который срабатывает при изменении статуса отправления.

3. присвоение входящего и исходящего номера

При добавлении записи в журналы Входящей или Исходящей корреспонденции им автоматически присваивается уникальный номер, созданный по вашему шаблону, а также фиксируется дата регистрации корреспонденции.

4. контроль за возвратом нашего экземпляра

Дополнительный бизнес-процесс, который запускает процесс напоминания о том, что оригинал документа не был получен.

Может содержать задачи и задания для сотрудников вашей компании, а также письма и sms контрагентам.

5. общая схемы работы с корреспонденцией

Мы предоставим вам универсальную схему организации бизнес-процесса обработки бумажной корреспонденции.

Схема состоит из двух частей: Входящая и Исходящая корреспонденция. На их основе вы сможете самостоятельно или с помощью наших аналитиков описать собственный процесс.

6. дополнительные инструменты

Чтобы сделать работу с Журналами более удобной мы разработали дополнительные инструменты, которые включены в решение.

Все модули, входящие в это решение, вы можете использовать для других процессов.

7. 10 часов дополнительных работ

Мы установим решение на ваш портал, при необходимости внесём изменения, всё настроим протестируем, проведём обучение для ваших сотрудников.

*Если вам потребуется больше изменений и доработок, можно приобрести дополнительный пакет часов по специальной цене.

Какие инструменты и интерфейсы добавлены

1. чат

Для каждой записи в журналах корреспонденции можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Ответственный за документ, также можно пригласить других участников.

2. задачи

Прямо из карточки корреспонденции можно создать новую задачу и она будет отображаться в в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу отправки/получения почты.

3. задания

Задания бизнес-процессов для участников процесса так же видны в карточке.

Не нужно переходить на другую страницу, чтобы загрузить скан или добавить информацию о получении.

4. История

В журналах Исходящей/Входящей корреспонденции видна вся история процесса: кому было поставлено задание на отправку, когда и каким способом был отправлен документ.
Ждем ли возврат нашего экземпляра и когда он должен быть получен.

5. файлы

Все файлы отправленной корреспонденции хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко. Если контрагент есть в CRM, то все документы по нему можно увидеть сразу из карточки Компании.

6. обмен оригиналами

Процесс обмена оригиналами также отображается в карточках корреспонденции. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Согласование договоров и Компанию в CRM&

Какие модули используются в решении

При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.

1. Детальная карточка элемента списка

Расширенный интерфейс для детальной карточки (страницы) элемента списка:

  1. Детальная страница открывается в слайдере
  2. Поля слайдера можно настраивать аналогично карточкам в CRM
  3. В карточку встроена форма задания бизнес-процессов, поставленному по данному элементу списка для текущего пользователя
  4. В списке элементов выводится счетчик заданий бизнес-процессов для текущего пользователя
  5. Для каждого элемента списка можно создать чат
  6. Если к элементу списка привязаны элементы инфоблоков или CRM, можно настроить их отображение в виде таблицы и выбрать, какие поля будут отображаться.
  7. Привязанные задачи отображаются в виде таблицы, столбцы таблицы также выбираются в настройках
  8. Поддерживается добавление пункта меню со счётчиком заданий бизнес-процесса

Подробное описание и скриншоты

2. Зависимые поля при создании элемента списка и запуске бизнес-процессов из живой ленты

Возможность настраивать зависимость полей при создании и редактировании элемента списка

Два типа зависимости:

  1. Зависимые поля появляются, если родительское заполнено
  2. Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет)
Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения

Подробное описание и скриншоты

3. Пользовательское поле для привязки задач к элементам списка

Пользовательский тип поля для элементов списка и свойств инфоблока Привязка к задачам. Позволяет привязать задачу к элементу списка и в настройках поля выбрать, какие поля будут отображаться в карточке элемента.

Подробное описание и скриншоты

4. Набор дополнительных активити для дизайнера бизнес-процессов

Для упрощения работы с бизнес-процессами разработан набор дополнительных активити, которые поставляются вместе с решением.

 

адаптация решения

при покупке решения вы получаете

После покупки решения мы проведем с вами встречу, чтобы описать особенности вашего процесса согласования и адаптировать решение под ваши задачи.

Наши специалисты установят решение на ваш Корпоративный портал Битрикс24, создадут все необходимые списки, элементы и бизнес-процессы. Всё настроят, протестируют и отладят.

Когда всё будет готово, мы проведём демонстрацию решения и обучение для ваших сотрудников, сделаем запись, обработаем её и передадим вам для дальнейшего использования в компании.

Если на эти работы и изменения потребуется меньше часов, вы сможете использовать остаток для других задач: программирование, бизнес-процессы, обучение, подготовка материалов для базы знаний.

10
часов

Стоимость решения
80 000 рублей

В стоимость включены:

  • Лицензии на модули, разработанные компанией Бестранк;
  • 5 часов работ по настройке и адаптации решения;
  • Бизнес-процессы;

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся и обсудим детали приобретения.

ХОТИТЕ УБЕДИТЬСЯ ПЕРЕД ПОКУПКОЙ,
ЧТО РЕШЕНИЕ ВАМ ПОДХОДИТ?

1. Посмотрите запись вебинара

Мы демонстрировали возможности решения на вебинаре, посмотрите запись, потом закажите презентацию, чтобы задать вопросы.

2. Закажите презентацию

Закажите бесплатную демонстрацию его возможностей. Мы проведём для вас онлайн-презентацию и ответим на все вопросы.

3. Потестируйте демоверсию

После презентации мы предоставим доступ к демо-версии, на которой вы сможете самостоятельно пройти все этапы согласования.

Заказать презентацию

ЗАПИСЬ ВЕБИНАРА

"Входящая и исходящая корреспонденция. БИТРИКС24 ДЛЯ БИЗНЕСА"

Мы не заставляем вас переписать бизнес-процессы и начать жить по новым правилам и сценариям, которые есть в Битрикс24. Наоборот, мы аккуратно и внимательно собираем информацию о том, как вы работаете сейчас, описываем ваши сценарии и показываем, как битрикс24 может помочь вам стать эффективнее.

Мы провели более 500 консультаций по использованию Битрикс24 в компаниях малого и среднего бизнеса. Наша общая рекомендация: не надо ничего ломать и кардинально переделывать. Битрикс24 — это софт, программа, а не образ жизни или правила жизни компании, просто используйте его сильные стороны для решения своих задач, а там где его возможностей не хватает, берите другие инструменты.

Нужна консультация перед покупкой?

Оставьте ваши контактные данные в форме ниже и мы свяжемся с вами,
чтобы помочь подобрать нужный модуль для решения ваших задач.

CRM-форма появится здесь