СОГЛАСОВАНИЕ командировок
в битрикс24

Комплексное решение для коробочной версии

Процесс согласования командировок запускается в компаниях
регулярно, поэтому он должен быть максимально удобным.

МЫ


Проанализировали процессы согласования командировок в разных компаниях;


Разработали универсальную схему согласования;


Автоматизировали её при помощи инструментов Битрикс24


и предлагаем вам готовое решение по автоматизации процесса согласования
командировок в Битрикс24


В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ "согласование командировок" ВКЛЮЧЕНО

1. Схема согласования

Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования командировок.

Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.

2. Бизнес-процессы

Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.

Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.

3. модули и активити

В решение входит набор дополнительных модулей и активити.

Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.

4. 30 часов работ

В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.

Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.

ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Зафиксируем самые крупные этапы. Давайте разделим весь процесс командировки на 4 части:

  1. Создание командировки и приглашение участников
  2. Согласование командировки
  3. Оформление поездки
  4. Отчётность

Теперь подробнее распишем действия на каждом из этапов и добавим подпункты:

1. Создание командировки и приглашение участников

  • Создать заявку на командировку — указать даты поездки, клиента, город, цель и задачи на командировку;
  • Пригласить других участников при необходимости;
  • Каждый участник принимает решение ехать или нет;

2. Согласование командировки

  • Согласование с непосредственным руководителем и далее по цепочке согласований
3. Оформление поездки

  • Запрос у сотрудника пожеланий по транспорту, датам, месту проживания и т.д;
  • Подбор подходящих вариантов и оценка предварительного бюджета командировки;
  • Согласование бюджета с руководителем (финансовым департаментом);
  • Задача для секретаря/офис-менеджера на оформление командировки;
  • Задача для бухгалтерии по выплате командировочных с формированием бланка заявки на командировку;
4. Отчетность

  • Рабочие отчеты от каждого участника командировки согласовываются с руководителем;
  • Задача для участников на предоставление оригиналов финансовых документов и отчета в бухгалтерию;


После составления структуры давайте выделим роли участников процесса. В нашем случае это будут:

  1. Инициатор — сотрудник, который создаёт первую заявку на командировку и приглашает в неё участников. После запуска командировки нет никаких отличий инициатора от других участников.
  2. Участники командировки — инициатор приглашает их в командировку, далее по правам и возможностям ничем не отличаются от инициатора.
  3. Непосредственные руководители — для каждого участника командировки вычисляется непосредственный руководитель, который согласовывает командировку. Если у сотрудника несколько руководителей, выстраиваем цепочку согласований.
  4. Директор — принимает окончательное решение о целесообразности командировки. Это может быть один человек для всей компании или разные сотрудники по отделам и департаментам, всё зависит от существующих схем согласования.
  5. Секретарь — отвечает за покупку билетов, бронирование гостиниц и т.д
  6. Бухгалтер — отвечает за своевременную выплату командировочных, оформление бухгалтерской отчётности, компенсацию расходов.

бизнес - процессы

Заводим два списка: Командировки и Участники командировки.

Когда Инициатор подаёт заявку на согласование командировки, он указывает:

  • дату начала
  • дату окончания
  • цель командировки
  • задачи командировки
  • участников командировки.
После сохранения создаётся элемент в списке Командировки и запускается бизнес-процесс, который для каждого участника командировки создаст отдельный элемент списка Участники командировки и запускает в нём бизнес-процесс по согласованию.

Бизнес-процесс для Участников командировки организован по следующей схеме: управляющий процесс и процессы по статусам.

Управляющий процесс

цепочка статусов

Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.

гибкость настройки
и управления

Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.

Процессы по статусам

С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.

0. Командировка сотрудника

На этом этапе подается заявка на командировку

1. согласование с руководителем

На этом этапе участник согласования  принимает или отклоняет приглашение в командировку. 


Далее, если принял, вычисляется руководитель сотрудника и ему ставится задача на согласование командировки. он может согласовать или отклонить.

Руководитель может изменить или дополнить значения полей Цели и Задачи командировки.

Если руководитель отклонил командировку, записываем в историю и завершаем процесс.

Если руководитель согласовал, то проверяем есть ли еще руководители, с которыми требуется согласование. Если найдены, то ставим им аналогичное задание.

2. согласование с ВП

Директор согласовывает командировки не по мере поступления, а по плану, допустим, 1 раз в месяц в Дату согласования с Директором.

Все командировки, согласованные с непосредственным руководителем, будут поставлены на паузы до Даты согласования с Директором.


В назначенную дату Директору будут поставлены задания «Согласовать командировку». Директор так же может изменить или дополнить значения полей Цели и Задачи командировки.

3. ожидание

За 3 недели до даты поездки участники командировки получают напоминание и могут либо изменить командировку, либо начать её оформление. До этой даты участник командировки может в любой момент вручную запустить оформление.

4. оформляется

После начала оформления командировки Участник командировки получает задание, в котором нужно выбрать предпочитаемый вид транспорта, указать дату и время отправления и прибытия, пожелания по гостинице и другие комментарии для оформления.

 Далее создаётся задача, в которой участвуют Участник командировки, Секретарь, Руководитель, Бухгалтер. В комментариях к задаче обсуждают бюджет и прочие вопросы оформления. 

После завершения задачи Секретарь получает задание: «Оформить билеты и забронировать проживание». В результатах задания прикрепляются сканы всех документов, которые сохраняются на диск и в карточку командировки.

После этого создаётся задача для бухгалтерии по выплате командировочных. В задаче видны сканы документов с предыдущего шага, а также сформированный бланк заявки на командировку. Бухгалтер завершает задачу после выплаты командировочных и оформления всех необходимых документов.

Процесс встает на паузу до Даты окончания командировки, после паузы статус командировки меняется на Отчётность.

5. отчетность

Для каждого участника ставится задача: «Предоставить в бухгалтерию оригиналы финансовых документов, подтверждающих расходы».


Также каждому сотруднику ставится задание: «Предоставить рабочий отчет о поездке».

Предоставленные отчеты прикрепляются в карточку командировки.

Рабочие отчёты согласовываются с руководителем.

После согласования отчета меняется его статус на «Согласован».

После согласования отчетов всех участников командировки и завершения всех задач по предоставлению финансовых документов статус командировки меняется на «Завершена».

Дополнительные процессы


ДОБАВИТЬ/УДАЛИТЬ КОМПАНИЮ


ОТКАЗАТЬСЯ ОТ УЧАСТИЯ В КОМАНДИРОВКЕ


Чтобы сделать согласования командировок удобным, мы построили свое решение на принципе "одного окна": 
всё, что относится к согласованию доступно из карточки согласования. Для этого мы доработали существующие интерфейсы,
добавили новые инструменты, разработали собственные модули.

Какие инструменты и интерфейсы добавлены

1.  чат

Для каждой командировки можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.

При создании чата в него автоматически добавляется Участник командировки и есть возможность пригласить других сотрудников.

2. задачи

Прямо из карточки командировки можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.

В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу процесса.

3. задания

Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.

Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.

4. История

В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.

Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.

5. файлы

Файлы, относящиеся к командировке, хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.

В карточке командировки есть ссылки на папку и на документы (билеты, брони гостиницы и др.документы).

6. Отчетность

В карточке командировки также прикрепляются ссылки на все сданные отчеты.




Какие модули используются в решении

При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.

1. Детальная карточка элемента списка

Расширенный интерфейс для детальной карточки (страницы) элемента списка:

  1. Детальная страница открывается в слайдере
  2. Поля слайдера можно настраивать аналогично карточкам в CRM
  3. В карточку встроена форма задания бизнес-процессов, поставленному по данному элементу списка для текущего пользователя
  4. В списке элементов выводится счетчик заданий бизнес-процессов для текущего пользователя
  5. Для каждого элемента списка можно создать чат
  6. Если к элементу списка привязаны элементы инфоблоков или CRM, можно настроить их отображение в виде таблицы и выбрать, какие поля будут отображаться.
  7. Привязанные задачи отображаются в виде таблицы, столбцы таблицы также выбираются в настройках
  8. Поддерживается добавление пункта меню со счётчиком заданий бизнес-процесса

Подробное описание и скриншоты

2. Зависимые поля при создании элемента списка и запуске бизнес-процессов из живой ленты

Возможность настраивать зависимость полей при создании и редактировании элемента списка

Два типа зависимости:

  1. Зависимые поля появляются, если родительское заполнено
  2. Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет)
Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения

Подробное описание и скриншоты

3. ЗАВИСИМЫЕ ПОЛЯ В ПАРАМЕТРАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Возможность настраивать зависимость параметров при запуске бизнес-процесса.
Два типа зависимости:

  1. Зависимые поля появляются, если родительское заполнено
  2. Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет)
  3. Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения.

Подробное описание и скриншоты

4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЕ ПОЛЕ ДЛЯ ПРИВЯЗКИ ЗАДАЧ К ЭЛЕМЕНТАМ СПИСКА

Пользовательский тип поля для элементов списка и свойств инфоблока Привязка к задачам. Позволяет привязать задачу к элементу списка и в настройках поля выбрать, какие поля будут отображаться в карточке элемента.
Подробное описание и скриншоты

5. Набор дополнительных активити для дизайнера бизнес-процессов

Для упрощения работы с бизнес-процессами разработан набор дополнительных активити, которые поставляются вместе с решением.

 

4. адаптация решения

при покупке решения вы получаете

После покупки решения мы проведем с вами встречу, чтобы описать особенности вашего процесса согласования и адаптировать решение под ваши задачи.

Наши специалисты установят решение на ваш Корпоративный портал Битрикс24, создадут все необходимые списки, элементы и бизнес-процессы. Всё настроят, протестируют и отладят.

Когда всё будет готово, мы проведём демонстрацию решения и обучение для ваших сотрудников, сделаем запись, обработаем её и передадим вам для дальнейшего использования в компании.

Если на эти работы и изменения потребуется меньше часов, вы сможете использовать остаток для других задач: программирование, бизнес-процессы, обучение, подготовка материалов для базы знаний.

30
часов

Стоимость решения
265 000 рублей

В стоимость включены:

  • Лицензии на модули, разработанные компанией Бестранк;
  • 30 часов работ по настройке и адаптации решения;
  • Бизнес-процессы;

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся и обсудим детали приобретения.

Хотите убедиться перед покупкой,
что решение вам подходит?

1. Посмотрите запись вебинара

Мы демонстрировали возможности решения на вебинаре, посмотрите запись, потом закажите презентацию, чтобы задать вопросы.

2. Закажите презентацию

Закажите бесплатную демонстрацию его возможностей. Мы проведём для вас онлайн-презентацию и ответим на все вопросы.

3. Потестируйте демоверсию

После презентации мы предоставим доступ к демо-версии, на которой вы сможете самостоятельно пройти все этапы.

Заказать презентацию

ЗАПИСЬ ВЕБИНАРА 
"Согласование командировок. Битрикс24 для бизнеса"

Мы не заставляем вас переписать бизнес-процессы и начать жить по новым правилам и сценариям, которые есть в Битрикс24. Наоборот, мы аккуратно и внимательно собираем информацию о том, как вы работаете сейчас, описываем ваши сценарии и показываем, как битрикс24 может помочь вам стать эффективнее.

Мы провели более 500 консультаций по использованию Битрикс24 в компаниях малого и среднего бизнеса. Наша общая рекомендация: не надо ничего ломать и кардинально переделывать. Битрикс24 — это софт, программа, а не образ жизни или правила жизни компании, просто используйте его сильные стороны для решения своих задач, а там где его возможностей не хватает, берите другие инструменты.

Нужна консультация перед покупкой?

Оставьте ваши контактные данные в форме ниже и мы свяжемся с вами,
чтобы помочь подобрать нужный модуль для решения ваших задач.

CRM-форма появится здесь