СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ в битрикс24

Комплексное решение для коробочной версии

Процесс согласования договоров запускается в компаниях
ежедневно, поэтому он должен быть максимально удобным.

МЫ


Проанализировали процессы согласования договоров в разных компаниях;


Разработали универсальную схему согласования;


Автоматизировали её при помощи инструментов Битрикс24


и предлагаем вам готовое решение по автоматизации процесса согласования
договора в Битрикс24


В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ "согласование договоров" ВКЛЮЧЕНО

1. Схема согласования

Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования договоров.

Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.

2. Бизнес-процессы

Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.

Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.

3. модули и активити

В решение входит набор дополнительных модулей и активити.

Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.

4. 30 часов работ

В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.

Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.

ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Согласование договоров, в целом, состоит из 3 основных этапов и 6 ролей.

Этапы согласования договора

  • Внутреннее согласование
  • Согласование с контрагентом
  • Обмен оригиналами

Роли участников процесса:

  • Инициатор — запускает согласование
  • Внутренний эксперт — сотрудник, отвечающий за реализацию обязательств по договору с вашей стороны. Он подтверждает возможность выполнения условий договора со стороны вашей компании, а также его выгодность.
  • Руководитель инициатора — согласовывает основные условия и содержание договора.
  • Согласующие — как правило, юрист, финансист/бухгалтер, служба безопасности и другие сотрудники, согласовывающие условия и формулировки договора.
  • Директор (генеральный директор) — утверждает условия договора, принимает решение в спорных случаях и сложных согласованиях. 
  • Секретарь/офис-менеджер — сотрудник, отвечающий за подготовку документов к печати, их распечатку на бумажном носителе, отправку экземпляров контрагенту.

Этапы делятся на отдельные бизнес-процессы, роли можно добавлять или сокращать.

бизнес - процессы

Управляющий процесс

цепочка статусов

Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.

гибкость настройки
и управления

Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.

Процессы по статусам

С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.

1. Запуск согласования

на этом этапе выполняются автоматические проверки (заполнение обязательных полей) и вычисляются данные необходимые для дальнейшего согласования. Например, в зависимости от суммы договора могут быть подключены дополнительные согласующие и т.д.

2. согласование с экспертом

Эксперт — это сотрудник компании, который отвечает за выполнение условий договора с вашей стороны. На данном этапе он проверяет соответствуют ли условия договора возможностям компании (например, реальность указанных сроков поставки, актуальность цен, объем работ и т.д)

Эксперт может отклонить договор и вернуть на исправление Инициатору. После исправления и согласования с Экспертом договор переходит к руководителю.

3. согласование с руководителем

Руководитель инициатора проверяет договор и даёт экспертную оценку, кто должен участвовать в дальнейшем согласовании.
Например, если договор на небольшую сумму и заключается по вашей типовой форме, то руководитель под свою ответственность направляет договор на подписание.

В остальных случаях руководитель направляет договор на внутреннее согласование.

4. внутреннее согласование

Если руководитель определяет, что по договору требуется дополнительное согласование, то ставятся задачи юристу, финансисту, а также службе безопасности проверить корректность договора.
В спорных ситуациях на этом же этапе привлекается директор/руководитель.

Все участники согласования дают комментарии к документу, которые вносит в итоговый документ уполномоченный сотрудник.
После исправления запускается повторное согласование документа.
*Подробнее об инструментах для согласования ниже

5. Подписание

После успешного согласования договора для Секретаря ставится задачи "Организовать подписание" или "Сформировать версию для ЭДО".

После подписания договора с нашей стороны секретарь загружает скан подписанных документов в карточку согласования.

6. обмен оригиналами

Инициатор согласования указывает, кто первым отправляет оригинал документа: мы или контрагент, а также способ отправки, адрес получателя и т.д.

В зависимости от порядка отправки документ регистрируется в журналах Исходящей и Входящей корреспонденции и ставятся задачи для Секретаря  на отправку наших документов, а для Инициатора "Проконтролировать возврат".

Бизнес-процесс завершается только после получения наших экземпляров документов.

Дополнительные процессы

В процессе согласования возникают дополнительные задачи, например, нужно внести правки в уже согласованный договор или указать, что договор не будет заключен.

В большинстве компаний добавляются еще какие-то команды, которые можно запускать из карточки согласования. 

Корректировка

Если договор был уже согласован, то при внесении корректировки, он будет отправлен на повторное согласование к руководителю. Руководитель принимает решение, требуется ли дополнительное согласование с другими участниками, либо правки не являются критичными.

Отклонение

Если договор по каким-то причинам не будет согласован, то его можно Отклонить. В этом случае статус будет изменён на Отклонено, а участники согласования получат оповещения об этом.

Чтобы сделать согласования договоров удобным, мы построили свое решение на принципе "одного окна": 
всё, что относится к согласованию доступно из карточки согласования. Для этого мы доработали существующие интерфейсы,
добавили новые инструменты, разработали собственные модули.

Какие инструменты и интерфейсы добавлены

1.  чат

Для каждого согласования можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Инициатор и есть возможность пригласить других участников.

2. задачи

Прямо из карточки согласования можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу согласования.

3. задания

Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.

Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.

4. История

В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.
Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.

5. файлы

Файлы согласования хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.
В карточке согласования есть ссылки на папку и на документы согласования (файл договора, протокола разногласий, сканы).

6. обмен оригиналами

Процесс обмена оригиналами также отображается в карточке договора. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Исходящий и Входящий документ в реестре договоров.

Какие модули используются в решении

При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.

1. Детальная карточка элемента списка

Расширенный интерфейс для детальной карточки (страницы) элемента списка:

  1. Детальная страница открывается в слайдере
  2. Поля слайдера можно настраивать аналогично карточкам в CRM
  3. В карточку встроена форма задания бизнес-процессов, поставленному по данному элементу списка для текущего пользователя
  4. В списке элементов выводится счетчик заданий бизнес-процессов для текущего пользователя
  5. Для каждого элемента списка можно создать чат
  6. Если к элементу списка привязаны элементы инфоблоков или CRM, можно настроить их отображение в виде таблицы и выбрать, какие поля будут отображаться.
  7. Привязанные задачи отображаются в виде таблицы, столбцы таблицы также выбираются в настройках
  8. Поддерживается добавление пункта меню со счётчиком заданий бизнес-процесса

Подробное описание и скриншоты

2. Зависимые поля при создании элемента списка и запуске бизнес-процессов из живой ленты

Возможность настраивать зависимость полей при создании и редактировании элемента списка

Два типа зависимости:

  1. Зависимые поля появляются, если родительское заполнено
  2. Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет)
Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения

Подробное описание и скриншоты

3. ЗАВИСИМЫЕ ПОЛЯ В ПАРАМЕТРАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Возможность настраивать зависимость параметров при запуске бизнес-процесса.
Два типа зависимости:

  1. Зависимые поля появляются, если родительское заполнено
  2. Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет)
  3. Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения.

Подробное описание и скриншоты

4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЕ ПОЛЕ ДЛЯ ПРИВЯЗКИ ЗАДАЧ К ЭЛЕМЕНТАМ СПИСКА

Пользовательский тип поля для элементов списка и свойств инфоблока Привязка к задачам. Позволяет привязать задачу к элементу списка и в настройках поля выбрать, какие поля будут отображаться в карточке элемента.
Подробное описание и скриншоты

5. ИТОГОВЫЙ КОММЕНТАРИЙ ДЛЯ ЗАДАЧ

Расширение возможностей для комментариев в задаче.
На данный момент доступны 2 типа расширенных комментариев:

  1. Решение, когда автор комментария выбирает из списочных значений «согласовано»/«не согласовано»
  2. Итоговый комментарий. Автор комментария отмечает свой комментарий, как итоговый.
Отличие от стандартного инструмента:
  1. В одной задаче может быть несколько итоговых комментариев
  2. Все итоговые комментарии выводятся на отдельной вкладке в задаче
  3. Есть возможность выгрузить итоговые комментарии в csv
  4. Есть набор активити для работы с такими комментариями из бизнес- процесса (список итоговых комментариев по задаче, данные из отдельного комментария)
Подробное описание и скриншоты

6. Набор дополнительных активити для дизайнера бизнес-процессов

Для упрощения работы с бизнес-процессами разработан набор дополнительных активити, которые поставляются вместе с решением.

 

4. адаптация решения

при покупке решения вы получаете

После покупки решения мы проведем с вами встречу, чтобы описать особенности вашего процесса согласования и адаптировать решение под ваши задачи.

Наши специалисты установят решение на ваш Корпоративный портал Битрикс24, создадут все необходимые списки, элементы и бизнес-процессы. Всё настроят, протестируют и отладят.

Когда всё будет готово, мы проведём демонстрацию решения и обучение для ваших сотрудников, сделаем запись, обработаем её и передадим вам для дальнейшего использования в компании.

Если на эти работы и изменения потребуется меньше часов, вы сможете использовать остаток для других задач: программирование, бизнес-процессы, обучение, подготовка материалов для базы знаний.

30
часов

Стоимость решения
265 000 рублей

В стоимость включены:

  • Лицензии на модули, разработанные компанией Бестранк;
  • 30 часов работ по настройке и адаптации решения;
  • Бизнес-процессы;

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся и обсудим детали приобретения.

Хотите убедиться перед покупкой,
что решение вам подходит?

1. Посмотрите запись вебинара

Мы демонстрировали возможности решения на вебинаре, посмотрите запись, потом закажите презентацию, чтобы задать вопросы.

2. Закажите презентацию

Закажите бесплатную демонстрацию его возможностей. Мы проведём для вас онлайн-презентацию и ответим на все вопросы.

3. Потестируйте демоверсию

После презентации мы предоставим доступ к демо-версии, на которой вы сможете самостоятельно пройти все этапы.

Заказать презентацию

ЗАПИСЬ ВЕБИНАРА 
"Согласование договоров. Битрикс24 для бизнеса"

Мы не заставляем вас переписать бизнес-процессы и начать жить по новым правилам и сценариям, которые есть в Битрикс24. Наоборот, мы аккуратно и внимательно собираем информацию о том, как вы работаете сейчас, описываем ваши сценарии и показываем, как битрикс24 может помочь вам стать эффективнее.

Мы провели более 500 консультаций по использованию Битрикс24 в компаниях малого и среднего бизнеса. Наша общая рекомендация: не надо ничего ломать и кардинально переделывать. Битрикс24 — это софт, программа, а не образ жизни или правила жизни компании, просто используйте его сильные стороны для решения своих задач, а там где его возможностей не хватает, берите другие инструменты.

Нужна консультация перед покупкой?

Оставьте ваши контактные данные в форме ниже и мы свяжемся с вами,
чтобы помочь подобрать нужный модуль для решения ваших задач.

CRM-форма появится здесь