Как сформировать
лист согласований


БЕСПЛАТНЫЙ ВЕБИНАР

для специалистов, занимающихся
автоматизацией процессов компании

О чем был вебинар



Лист согласования — это отпечатки пальцев участников согласования. По нему должно быть понятно, кто, что и когда сказал по поводу согласованного документа. Безусловно, это очень важный элемент корпоративных согласований.

 
А вот с созданием его в Битрикс24 есть нюансы.
На очередном вебинаре цикла "Битрикс24 для бизнеса" мы поделились примерами из нашей практики.

При принятии решений внутри организации важно

  1. Иметь возможность обсуждать и вносить правки
    в документ
  2. Видеть комментарии и замечания участников
  3. Сформировать итоговый лист согласования




Организовать такое обсуждение в Б24 можно разными способами:

Задачи — в процессе согласования создаётся задача, в которой происходит диалог между всеми участниками. Отличный вариант, его недостаток — у задачи нет результата и если обсуждение затягивается, то сложно найти окончательное решение от каждого участника. 

Задания — в бизнес-процессе участникам ставится задание Утвердить документ. Можно организовать голосование, ограничить время для принятия решения, все ответы приходят в структурированном виде. Недостаток этого способа: нет единой точки для коммуникации.


 
Можно ли организовать многопользовательское редактирование одного документа? Все вносят правки в один файл и видно, кто и что добавил.

Технически - можно, в облаке такая возможность есть по умолчанию, а в коробке зависит от того, с каким приложением у вас интеграция для работы с документами.

Однако сложность в том, что участники согласования не всегда обладают достаточной квалификацией для внесения окончательных правок. Правки должны проходить верификацию юристом.


На самом деле запрос на многопользовательское редактирование возникает из-за того, что при согласовании по почте каждый вносит правки в свою версию файла и это приводит к путанице.

Если согласование происходит через пошаговый бизнес-процесс, то все могут написать свои правки в комментарии к задаче или заданию, а дальше ответственный сотрудник собирает их в итоговую версию.

Если вам нужен лист согласования с мнением каждого участника, то штатно есть только один вариант — записывать комментарии каждого согласующего, смириться с проблемами форматирования и потом вывести их в файл.

Для коробки можно сделать доработку, когда после обсуждения в задаче участники могут отметить один из своих комментариев, как итоговое решение. Такие комментарии можно собрать через бизнес-процесс и так же добавить в файл.

ЗАПИСЬ ВЕБИНАРА

модули и решение которые помогут организовать бизнес - процесс


Зависимые поля в списках



Детальная карточка интерфейсов



Поле с задачами



Зависимые поля в параметрах Бизнес - процесса



Активити "Задание
на заполнение полей документа"


АКТИВИТИ
СОГЛАСОВАНИЯ С ЗАПУСКОМ
БИЗНЕС - ПРОЦЕССА

Решение "Лист согласований в Битрикс24"

ОРГАНИЗАТОР


Организатор мероприятия — учебный центр Бестранк, авторизованный учебный центр 1С-Битрикс.

Мы те, кто учит новых сотрудников компании 1С-Битрикс работать с Битрикс24. Занимаемся обучением продуктам 1С-Битрикс с 2012 года. Есть очные и дистанционные группы. Но мы не только учим, мы ещё проводим консультации по интеграции инструментов Битрикс24 в жизнь компании.

Мы не заставляем вас переписать бизнес-процессы и начать жить по новым правилам и сценариям, которые есть в Битрикс24. Наоборот, мы аккуратно и внимательно собираем информацию о том, как вы работаете сейчас, описываем ваши сценарии и показываем, как битрикс24 может помочь вам стать эффективнее.



Мы провели более 500 консультаций по использованию Битрикс24 в компаниях малого и среднего бизнеса. Наша общая рекомендация: не надо ничего ломать и кардинально переделывать. Битрикс24 — это софт, программа, а не образ жизни или правила жизни компании, просто используйте его сильные стороны для решения своих задач, а там где его возможностей не хватает, берите другие инструменты.