Кейс Ай Машин | Согласование договоров + Корреспонденция

Кейс по компании Ай Машин

Согласование договоров + Корреспонденция

О КЛИЕНТЕ

Ведущий российский поставщик оборудования, оснастки и запасных частей для металлообрабатывающих производств

Компания Ай Машин Технолоджи была основана в 2011 году в Москве. Их миссия – комплексные решения сложных технологических задач в области металлообработки оптимальными средствами. За более 13 лет существования компании на предприятия России было поставлено около 600 металлорежущих станков, из которых около 40% сдавалось под ключ в рамках инжиниринговых проектов.

Сегодня iMachine – это молодой коллектив высококвалифицированных и целеустремленных специалистов, свой демозал в г. Москве и тесные контакты с рядом китайских станкопроизводителей.

Задача клиента

1. Перейти от согласования договоров в сообщениях в живой ленте к более системному процессу. Организовать надежное, безопасное хранение и быстрый поиск документов. Начать контролировать возврат оригиналов отправляемых документов с подписью Контрагента. Автоматически назначать согласующих в зависимости от типа договора. Повысить возвратность оригиналов документов от Контрагентов.

2. Организовать систему работы с входящей и исходящей корреспонденцией Компании

Что сделали

Предложили наше тиражное решение «Согласование договоров», провели демонстрацию и после подписания договора, проанализировали процесс согласования договоров Клиента, адаптировали наше решение под запрос Клиента.

Используя модуль «детальная карточка элемента списка» удалось сосредоточить всю информацию по заявке на согласование договора в одном окне, стартовые параметры, участников согласования, файлы, задачи, задания, историю и отправления входящей/исходящей корреспонденции по договорам. Получился «центр управления» каждым согласованием. А в журнале согласований можно отфильтровать и найти нужное согласование, увидеть в каком статусе оно находится. По ходу процесса инициатор и участники получают уведомления о смене статуса, задаче, задании.

Сделали справочник типов договоров Компании Клиента в универсальном списке Б24, снабдили его участниками согласования и их заместителями на время отсутствия по графику отсутствий в Б24. Что обеспечивает автоматическую непрерывность согласования при отпусках и больничных.

С помощью бизнес процессов Битрикс24 были созданы несколько шаблонов для соответствующих этапов согласования: создание новой заявки, проверка контрагента Юристом Компании, обсуждение и согласование текста экспертами, организация подписания в ЭДО и живой подписью, работа с электронными торговыми площадками, внесение согласованного документа в реестр договоров, генерация документа, отправка документов и контроль возврата оригиналов от контрагента.

Была организована система шаблонов с управляющим бизнес-процессом, в которую легко можно добавлять новые сценарии, например досрочное прекращение согласования или смену способа обмена документами на любой из стадий процесса.

С помощью модуля «расширенные комментарии к задачам» удалось организовать «пространство» для не только обсуждения текста документа между участниками-экспертами, но и дать каждому возможность указать свое решение прямо в комментарии к задаче, который в последствии фиксируется в автоматически генерируемый лист согласования

С помощью модуля «расширение генератора документов» мы формируем лист согласования с наглядной табличной частью, это позволяет лицу, принимающему решение о подписании, быстро ознакомиться с мнениями каждого эксперта.

В рамках проекта был создан Реестр корреспонденции в Битрикс24, в котором фиксируется весь бумажный документооборот Компании с контрагентами, создан справочник типов корреспонденции, от типов зависит маршрут обработки, на каждое направление был настроен автоматизированный бизнес-процесс по подготовке ответа или по отправке письма, появились карточки корреспонденции, мы использовали наш модуль «зависимы поля в элементах списков» чтобы упростить создание новых элементов реестра.

Был настроен БП «Нумератор», который присваивает номера корреспонденции по стандарту Компании.

В рамках адаптации тиражного решения под клиента были выполненные следующие работы:

Заменен этап согласования договора руководителем инициатора на проверку контрагента Юристом, с возможностью приложить файл с результатами проверки, эти данные передаются в задачу по согласованию, если контрагент согласован. В карточке Компании так же производится отметка о статусе проверки.

Добавлен способ обмена документами ЭТП (электронные торговые площадки) к штатным: Бумажный и ЭДО.

Добавлен справочник «Типы договоров»

Добавлена возможность генерировать «Лист ознакомления» вместо «Листа согласования» в сценарии работы с ЭТП.

Результаты проекта

Все согласования договоров проходят через стандартизированный процесс в Битрикс24.

Все договора фиксируются в Реестре Договоров, что ускорило поиск документов на 30%.

Задачи по контролю возврата оригиналов документов повысили возвратность на 25%.

Автоматический подбор согласующих, с учетом их отсутствий ускорил время согласования на 20%.

Единый реестр Корреспонденции с фильтром, поиском и статусами отправлений обеспечил ускорение поиска документов на 30%.

ОТЗЫВ

Модули

Наши контакты

Сайт учебного центра: bestrank.ru

Адрес офиса: Санкт-Петербург, БЦ "Малевич",

наб. Обводного канала, д. 118 А, офис 57

Телефон: +7 (812) 642-80-17

Email: info@bestrank.ru

Реквизиты учебного центра